Missioni, soggiorno estero, budget 10%: informazioni utili

• Il rimborso della missione deve essere richiesto tramite l’applicativo U-web con cui si è già richiesta l’autorizzazione a svolgerla. Da notare che i dottorandi di ricerca come anche i titolari di borse di ricerca e gli assegnisti) rientrano tra il personale “dipendente” o “equiparabile a dipendente”.
• Per richiedere il rimborso è necessario caricare sull’applicativo U-WEB nella voce «spese a consuntivo» le scansioni dei giustificativi di spesa, inserendo un file per ogni spesa.
• Dopo aver caricato la richiesta, è necessario consegnare all’ufficio missioni gli originali dei giustificativi di spesa. Se il giustificativo è nativo digitale (non ha originale cartaceo, come accade spesso per i biglietti ferroviari o per i voli) va solamente caricato su U-WEB.
• La documentazione da consegnare in originale (ricevute, fatture, scontrini della spesa, ricevute abbonamento trasporto locale) può essere spedita per posta interna, previo accordo con il personale amministrativo che segue la pratica di rimborso.
• Per far gravare la spesa sul budget del 10%: nell’applicativo U-WEB, indicare nel menù “fondi di progetto” e riportare nelle note il codice progetto (per es. 58526MOBDOTT38CICLO, vedi tabella nella sezione “budget” o “Tabella fondi Direttore” nella pagina dedicata alle missioni sul sito del DAGRI).

• Per spese di missione di importo non inferiore ai 200 euro, è possibile richiedere l’anticipo, che corrisponde al 75% dell’importo ammissibile per spese di viaggio, alloggio e iscrizione a convegni.
• Istruzioni per U-WEB: nella sezione «spese a preventivo» spuntare «richiesta anticipo» e su «+ AGGIUNGI» inserire le spese. Si aprirà quindi una ulteriore finestra nella quale andranno inserite: tipo, valuta (es. YEN) e importo nella valuta scelta.
  Gli allegati devono essere inseriti cliccando su “ALLEGATI” nella parte in alto a sinistra della pagina (sopra la scritta MISSIONE).

• Rimborso delle spese per affitto di casa/stanza: da regolamento è necessario disporre di copia del contratto di locazione per soggiorni superiori a 30 giorni (consegnare la copia con dichiarazione di conformità all’originale), oltre alla ricevuta di pagamento dell’affitto e/o copia del bonifico. Non è ovviamente possibile rimborsare spese che non siano corredate di un accordo legale e di ricevute di pagamento (no subaffitto non riconosciuto, no pagamenti in contante a meno di poter presentare a supporto una corrispondente ricevuta legalmente riconosciuta);
• Rimborso delle spese di vitto: presentando scontrini parlanti, sono rimborsabili pranzo e cena e, quando si alloggia fuori, anche colazione del giorno dopo (MAX 3 scontrini giornalieri). Non è rimborsabile la colazione se la missione è giornaliera; non sono rimborsabili scontrini emessi a Firenze o vicino casa. Gli scontrini dei supermercati sono ammessi al rimborso per i soli beni alimentari. È possibile presentare un solo scontrino al giorno di vitto rispettando il massimale giornaliero.
• In caso di soggiorno estero è ammesso a rimborso lo scontrino del supermercato anche oltre il massimale giornaliero: l’importo può essere suddiviso su più giorni, ma in tale caso non devono essere presentati altri scontrini di vitto per lo stesso arco temporale. Il massimale giornaliero in Italia è 100 euro; per l’estero varia a seconda del paese ed è necessario controllare la tabella 4 del regolamento missioni.
• Rimborso delle spese di trasporto locale: è possibile rimborsare le spese di trasporto locale (abbonamento mensile durante il soggiorno estero oppure per missione come da regolamento) presentando il titolo di viaggio della tratta o dell'abbonamento mensile. In caso di pagamento digitale, è possibile dimostrare la spesa anche con estratto della carta di debito/carta di credito.

Utilizzo del mezzo proprio: i dottorandi devono selezionare mezzo straordinario «BENZP– rimborso pieno di benzina»; allegare lo scontrino di acquisto carburante al momento del rimborso. NB: indicare nelle note i seguenti dati del mezzo: intestatario, targa, tipo mezzo.

Spese di carburante: il regolamento prevede per i dottorandi che il rimborso di carburante sia effettuato presentando uno scontrino carburante dove si evinca la quantità e il costo giornaliero del carburante; insieme allo scontrino è richiesta la mappa del percorso svolto con i km. Non sono utilizzabili le ricevute di carta di credito/bancomat con la sola indicazione dell’importo pagato.

Attenzione: in caso di utilizzo della carta carburante “CartissimaQ8” da imputare sui fondi del budget è necessario conservare lo scontrino (per allegarlo alla richiesta di rimborso) e riportare sul quaderno della percorrenza la sigla “FD” sotto al nome del Responsabile scientifico.

• Per chi ha sede operativa diversa da UNIFI: essendo immatricolate/i a un corso di dottorato UNIFI, per richiedere autorizzazione alla missione e poi il rimborso è SEMPRE necessario utilizzare l'applicativo U-web allegando una mail che contenga il nullaosta del proprio supervisor alla missione stessa.
• Il rimborso può essere richiesto tramite U-web sul budget del 10% al DAGRI che lo gestisce in quanto dipartimento cui afferisce il corso SAFAS. Il rimborso può anche essere chiesto alla propria sede operativa “distaccata” su altri fondi scaricando l’autorizzazione alla missione di UNIFI-DAGRI da U-web.
• Si ricorda che gli originali dei giustificativi di spesa (ricevute, fatture, scontrini della spesa, ricevute abbonamento trasporto locale) devono essere consegnati/spediti all’ufficio missioni del DAGRI previo accordo con il personale amministrativo che segue la pratica di rimborso (missioni@dagri.unifi.it). Se il giustificativo è nativo digitale (non ha originale cartaceo, come accade per i biglietti ferroviari o per i voli) va solamente caricato su U-web.
• Rimborso delle spese sostenute per la didattica in presenza nelle tre sedi (Firenze, Pisa e Siena): una delibera del DAGRI consente di rimborsare le spese di mobilità sostenute per la frequenza in presenza dei corsi della didattica programmata del corso SAFAS sul budget del 10%. Il rimborso sarà effettuato con la stessa procedura delle missioni, presentando la richiesta di autorizzazione preventiva su U-web e la successiva richiesta di rimborso e riportando nelle note gli estremi della delibera (Rimborso ai sensi della del. 15.2 del CD DAGRI del 12/03/2024).

• Per effettuare un soggiorno all'estero presso università o istituti/enti di ricerca (art. 19 c4 del regolamento), è obbligatorio stipulare prima della partenza un accordo individuale relativo alla mobilità. Dopo la stipula, è necessario come sempre richiedere l’autorizzazione alla missione su U-WEB inserendo nelle note il numero di protocollo dell’accordo.
• Il fac-simile dell’accordo è scaricabile al seguente link: fac-simile (ENG) Una volta compilato, il referente (phdoffice@dagri.unifi.it) provvederà a verificarne il contenuto e, una volta acquisito il parere favorevole alla stipula da parte della struttura ospitante, ad acquisire le firme del Direttore e del Coordinatore. Attenzione: per le borse DM 351/352 e DM117/118: rivolgersi al referente per il format dedicato.
• Si raccomanda di compilare con attenzione la parte relativa alle attività da svolgere durante il soggiorno: per la copertura assicurativa è importante specificare se sono previste attività presso un laboratorio e attività di campo. Non è necessario inserire dettagli tecnici, ma fornire una descrizione adeguata delle attività.
• Il periodo di soggiorno all’estero può essere frazionato. In tal caso, è necessario prestare attenzione al conseguimento di un numero complessivo di giorni di presenza nell’istituto ospitante corrispondente ai 3 mesi consecutivi (almeno 90 giorni dal primo giorno lavorativo all’ultimo giorno lavorativo). Il numero dei giorni di presenza nell’ente ospitante deve essere certificato in dettaglio nell’attestato dell’ente ospitante (obbligatorio).

• Per ricevere la maggiorazione della borsa è necessario compilare e inviare almeno 10 gg prima della partenza la richiesta di autorizzazione al soggiorno estero al referente del dottorato (phdoffice@dagri.unifi.it), che provvederà ad acquisire le firme del Direttore e del Coordinatore.
• La maggiorazione è calcolata sulla base dei giorni effettivi confermati con il modulo in riferimento a ciascun mese del calendario. La maggiorazione viene erogata insieme alla borsa, mensilmente o al termine del periodo di soggiorno.
• Pertanto, durante il soggiorno, entro il giorno 3 del mese successivo, è necessario inviare il modulo di conferma dove si dichiarano i giorni di soggiorno effettivamente trascorsi all’estero del mese appena trascorso.
• La conferma deve essere inviata al referente che provvederà ad acquisire la firma del Coordinatore e a inviarlo entro la scadenza prevista agli uffici di ateneo per l’erogazione della maggiorazione con il mese di competenza. Nei mesi di agosto e dicembre di norma il termine è anticipato al mese precedente.
• In caso di ritardo nell’invio, la maggiorazione sarà erogata con il mese successivo a quello di competenza. È possibile dare conferma dell’intero periodo di soggiorno al termine dello stesso, fruendo così dell’intero importo della maggiorazione con la borsa del mese successivo.
• La modulistica è scaricabile nell’AREA RISERVATA raggiungibile dalla pagina dei Dottorati di Ricerca sul sito web di Ateneo.

• Il cosiddetto budget del 10% (importo non inferiore al 10% della borsa, pari a € 1.624,30 all’anno) fino al ciclo 37° è stato assegnato per due annualità (2° e 3° anno) mentre dal ciclo 38° copre interamente i tre anni di corso, per un importo complessivo di € 4.872,90.
• L’utilizzo del budget è consentito finché è attivo lo status di dottoranda/o: quindi, di norma, deve essere usato entro il triennio del corso di dottorato; in caso di proroga, può essere utilizzato fino alla nuova scadenza approvata dal collegio (max 12 mesi dalla normale scadenza).
• Il budget può essere utilizzato per la mobilità (spese di missione in Italia e all’estero) e per altre “spese pertinenti con il percorso formativo". Le spese devono essere state effettuate (data dell’attività e dei giustificativi di spesa) entro la scadenza del corso di dottorato (ovvero della eventuale data di proroga).
• Non sono escluse a priori dal rimborso altre spese di natura diversa rispetto a quelle sotto indicate, per le quali sia dimostrabile la pertinenza con il percorso formativo e pertanto la possibilità di copertura con il budget dottorandi.

• spese per missioni in Italia e all’estero
• iscrizioni a congressi e convegni, inclusi quelli tenuti a Firenze (no missione) e i convegni online,
• costi sostenuti per la revisione della lingua straniera per articoli e/o tesi finale,
• costi per la pubblicazione di articoli a pagamento solo se in modalità open access,
• licenze di software
• corsi di formazione e di lingua, anche online e webinar (per i corsi di lingua: saranno rimborsabili solo se di livello alto, almeno a partire dal c1),
• materiali consumabili/di laboratorio o piccola strumentazione di laboratorio (no strumenti ammortizzabili: per esempio, sarà possibile acquistare sensori o piccoli strumenti di laboratorio il cui costo unitario sia pari o inferiore a 516,46 euro IVA esclusa).

• il pagamento di quote associative, per le quali è preferibile utilizzare fondi di ricerca
• costi riguardanti beni ammortizzabili, ovvero non è consentito acquistare qualsiasi tipo di strumentazione con ammortamento superiore all’anno e/o con un costo unitario superiore a 516,46 euro IVA esclusa.